Gestionar citas por teléfono no siempre resulta una tarea sencilla. De hecho, es común cometer errores que lamentablemente ponen en riesgo la calidad del servicio ofrecido y, por ende, la satisfacción de los pacientes.
La buena noticia es que esto puede evitarse, implementando estos 4 tips que te ayudarán a gestionar mejor las citas telefónicas en tu centro médico o empresa.
#1 Establece prioridades
Por lo general, los centros de atención para gestión de citas también son utilizados para realizar consultas, resolver dudas o hacer reclamos, lo que puede llegar a generar caos y confusión tanto en el recepcionista, como en los pacientes, lo que en consecuencia, puede llevar a cometer errores que se traducen en la insatisfacción del usuario.
Para evitar esta situación, lo ideal sería establecer una línea telefónica o extensión para cada servicio, no obstante, otra solución es ordenar y priorizar los llamados para así brindar una respuesta oportuna y satisfactoria. Esto puede hacerse mediante un programa ofimático como Excel o mediante la implementación de softwares de gestión.
#2 Determina tiempos para cada cita
Relacionado con el apartado anterior, una manera de mantener el orden y garantizar la fluidez del servicio es asignar espacios de tiempo determinados para cada cita concedida. Se debe velar en la medida posible su cumplimiento para evitar retrasos y confusiones.
En el mismo orden, también es necesario crear un sistema de seguimiento y cancelación de citas, con el que se pueda confirmar la asistencia del paciente en el horario establecido o, por el contrario, se pueda cancelar la cita asignada en un tiempo prudente, para poder otorgarla a otro paciente.
#3 Ofrece un trato cordial
Una clave que garantiza una adecuada gestión de citas telefónicas es ofrecer a los pacientes y usuarios un trato cordial, amable, respetuoso y también personalizado.
De esta manera los pacientes se sentirán mejor atendidos y la comunicación podrá fluir de forma correcta y sin barreras.
#4 Contrata un servicio de gestión de citas telefónicas
Definitivamente, la mejor manera de gestionar tus citas y cualquier otro tipo de atención, es mediante la contratación de un servicio de gestión de citas telefónicas. Estas son empresas que cuentan con personal cualificado, así como en el equipamiento e infraestructura necesarios tanto para gestionar citas, como para brindar servicio de atención al cliente.
La implementación de este servicio te ayudará a ofrecer un servicio mucho más profesional y especializado, así como una comunicación de máxima calidad. Todo por un precio bastante competitivo, lo que te ayudará a ahorrar costes y recursos.
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