Cuando una determinada empresa ofrece sus servicios, o simplemente, da información en una de sus llamadas, es muy posible que surjan ciertos problemas en alguna de las llamadas. Desde no llegar a coger el teléfono porque la empresa está saturada de trabajo, hasta, simplemente, no tener a nadie formado para atender este tipo de llamada.
La satisfacción en cada llamada, depende íntegramente del trato recibido por parte del cliente y lo contento que se sienta con la llamada. La atención telefónica es una parte fundamental de la relación con el cliente en muchas empresas. Estos consejos te ayudan a convertir problemas o inconvenientes en mejoras continuas.
Escuchar activamente
Cuando los clientes tienen problemas o quejas, es fundamental escuchar atentamente sus preocupaciones. Deja que expresen sus puntos de vista antes de responder. Esto demuestra empatía y muestra de que valoras su opinión. Tanto si se trata de una queja, como una duda o una alabanza. Empatiza.
Registrar y documentar
Es importante registrar y documentar todos los problemas y quejas de los clientes de manera detallada. Esto proporciona un registro claro de los problemas recurrentes que necesitan ser abordados cuanto antes. Además, es información valiosa que te dice esencialmente cómo mejorar el negocio.
Capacitar al personal
La capacitación constante al personal de atención telefónica es la base. Esto incluye habilidades de comunicación, empatía y resolución de problemas. Cuanto mejor preparados estén, más capaces serán de convertir problemas en oportunidades. Externalizar la atención de llamadas de una empresa puede ser una solución cuando no se tiene personal íntimamente preparado para esas funciones, pero sí, es una necesidad real.
Fomentar la innovación
Anima a tu equipo a proponer soluciones creativas para resolver problemas de manera más eficiente. Las ideas nuevas y creativas pueden conducir a mejoras reales en la atención telefónica y dar un nuevo punto de vista a cualquier problema que aparezca.
Comunicación Interna
Fomenta la comunicación interna en todos los departamentos de la empresa. Desde el mando de alto cargo. Todos y cada uno de ellos deben trabajar al unísono. Esto asegura que los problemas se aborden de manera integral y que no haya lagunas en la resolución.
Convertir problemas en oportunidades de mejora dentro de la propia atención telefónica requiere un enfoque proactivo, una cultura de mejora continua y un compromiso con la satisfacción del cliente. Estas son las claves para que cualquier empresa pueda construir relaciones sólidas con los clientes.
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